SESION 6 - Telefono y mail center

Implemetar nuevas ideas:
1.- Plantilla de mail en outlook - Mauricio Añasco
2.- Grabadora de llamadas - Marco Gonzalez

SESION 5: Analisis de como automatizar el proceso

Dentro de las alternativas tecnologicas esta:
1.- Mail listener
+Formato de mail en outlook
+Un mail libre
2.- Pantalla de ingreso Maximo
3.- Mail directo
4.- Pantalla de ingreso en intranet

Nuestra conclusion y recomendacion es usar:

SESION 4: Analisis de feedback del plan piloto

Resulatados plan piloto:
-Consulta Traumatologia, 2 mail. 33% de requerimientos via mail.
-Urgencia, 6 mail. 33% de requerimientos via mail.
-Rayos, 0
-Uti, 0
-Consulta pediatria, 1 mail. 6% de requerimientos via mail.

Total 9 mail

Luego de discutir los resultados:

1.- Debemos contruir un puente de comunicacion, para lo cual es importante agregar una grabadora de llamados para no perderlos. (Buzon de voz)

2.- Trabajara con el otro grupo de maximo para incluir como stock en pisos las ampolletas para que personal de aseo pueda cambiarlas.

3.- Traspasar los fines de semana el 3020 al celular de turno.

SESION 3 - Plantilla entrada

Esta semana discutimos cual era la informacion basica que necesitabamos en el mail. La conclusion fue que necesitamos solo:
1.- Lugar: Edificio, piso lugar.
2.- Descripcion del problema, de que se trata a quien afecta.
3.- Persona contacto: Nombre, telefono y mail.


Definimos colocar en practica el mail center y medir su funcionamiento, comenzaremos un plan piloto con las 5 personas que mas nos llaman al 3020 para que traspasen parte de sus llamados al mail. Estas son:

• Carmen Gloria Fernandez - Rayos
• Pamela Ramírez - UTI Adulto
• Edith Orellana - Urgencia
• Constanza Moreno - Traumatología
• Erica Fernandez - Pediatría

SESION 2 - Que es urgente y que no

Que es urgente?
-Habitación o consulta
- Lugares de uso publico. Ej. Baño
- Riesgo paciente
- Detiene un proceso
- Reclamo paciente

No es urgente:
- Instalación
- Mueble
- Copia llave

Usaremos el correo para actividades programables con un desarrollo de 24 o 48hrs, el call center sera para actividades inmediatas

RESUMEN
Las actividades que giran en torno al paciente se resolverán en forma inmediata, el resto puede ser canalizadas via mailcenter.

SESION 1 - Entender el problema y fijar objetivos

1.- ENTENDER EL PROBLEMA
¿Cual es el problema?, ¿Por que se requiere un mail center?

- Permite encolar los los requerimientos

- Permite tener registros escritos

- Permite un contacto con los "clientes"

2.- OBJETIVOS DEL MAIL CENTER
¿Que es un mail center ?

Sistema electrónico para recibir requerimientos e informar el avance de estos.

¿Que esperamos de un mail center?
- No es para temas urgentes

- Debe existir una plantilla de entrada

- Debe dar respuesta instantánea con un formato determinado

- Debe existir una plantilla de respuesta

- Hay que discutir las opciones de plataforma tecnológica

3.- RESUMEN

- No es para temas urgentes

- Feesback instantáneo

- Dar termino y cerrar el ciclo

- Hay que discutir las opciones de plataforma tecnológica